体系文件该怎么编制？看看这些准则及注意事项

体系文件该怎么编制？看看这些准则及注意事项吧！,一、 体系文件的四个层次 按文件之间的内在关系， 可将质量管 体系文件该怎么编制？看看这些准则及注意事项吧！,一、 体系文件的四个层次

按文件之间的内在关系， 可将质量管理体系文件分为四个层次： 本文来自集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。 本文来自集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。

三阶文件：作业文件（规范、 规定、 制度等）：描述具体的作业活动的文件。

内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

四阶文件：表格、 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。用于追溯、 证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。

请注意，本篇文章来自集群智慧云企服www.jiqunzhihui.net

二、 文件编制及审批流程： 集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

1、收集、 研究、 分析有关部门的信息 集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

确定编写方案、 编写计划 ISO体系认证办理首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

2、初稿 请注意，本篇文章来自集群智慧云企服www.jiqunzhihui.net

内容完整， 具有可操作性

3、评审稿

内容来自,百度搜索集群智慧云

修改、 补充、 完善、 协调

集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

4、批准稿

格式统一、 标识齐全；编写、 审核、 批准签署齐全

copyright www.jiqunzhihui.net

5、发行 内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

全员培训

集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

6、试运行

发明专利注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

各部门严格按文件执行， 验证文件的可操作性， 适宜性 内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

7、确认

按试运行结果， 再修改、 确认文件 商标快速注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

8、正式运行

AAA认证办理首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

持续改进体系有效性并文件化

三、 程序文件式编写： AAA认证办理首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

1、程序文件一般由以下部分组成： 集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

目的、 范围、 职责和权限、 定义、 程序内容、 引用文件、 执行记录

2、质量管理体系文件在编制时， 应遵循以下方面的原则：

内容来自,百度搜索集群智慧云

符合性

– 符合标准的要求；

copyright www.jiqunzhihui.net

– 符合法律法规的要求；

– 符合组织的质量方针和质量目标；

集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

– 满足产品特性要求。

确定性 商标快速注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

– 在描述任何质量活动过程时， 必须具有确定性。即何时， 何地、 做什么， 由谁（部门） 来做， 依据什么文件， 使用什么资源， 怎么做， 怎么记录等， 必须加以明确规定。排除人为的随意性， 保证过程的一致性， 确保过程质量的稳定性。 内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

相容性

– 质量管理体系文件之间应保持良好的相容性， 即不仅要协调一致， 不相互矛盾， 而且要各自为实现总目标承担相应的任务。

可操作性

– 要符合组织的客观实际， 使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。

集群智慧云企服，专利申请，软件著作权申请，商标注册www.jiqunzhihui.net

系统性

– 质量管理体系本是一个由组织架构、 程序、 过程和资源构成的有机整体。因此， 要站在系统的高度， 注意管理的系统方法、 过程方法的有效结合， 使过程输入、 输出、 过程之间的界面接口和相互关系， 以及文件的层次（支持性）关系， 施以有效的控制， 使质量管理体系文件形成一个有机的整体。 https://www.jiqunzhihui.net/

精简 请注意，本篇文章来自集群智慧云企服www.jiqunzhihui.net

– 节省。

– 减少差错。 发明专利注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

– 降低人员素质和培训要求。 内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

优化 集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

– 每个过程都应权衡风险、 利益和成本， 寻求最佳的平衡。

集群智慧云企服，企业服务好帮手！https://www.jiqunzhihui.net/

– 研究优化， 首先要明确目标， 识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法， 实施最佳的方案。

– 这种优化思路应贯穿文件编写全过程。在文件实施过程中， 要持续进行动态优化， 以获得最佳的增值效果

预防 集群智慧云企服，企业服务好帮手！https://www.jiqunzhihui.net/

– 预防是质量保证的精髓， 在体系文件编写过程中， 要始终立足于加强预防。在质量管理活动中， 要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排， 应注重如何发现各种潜在的不合格因素， 并加以预防控制。 内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

区别

– 各种管理活动要反对一刀切， 实行区别对待， 分类处理， 从问题的重要性和实际情况出发决定对策， 如产品重要程度、 质量特性、 重要供方或客户的分级、 内审的策划安排、 生产工艺、 计量器具等更能体现区别对待， 分清重缓急， 在文件编制时就应予以充分考虑， 对人员、 过程、 时间、 方法等作出合理的安排。 内容来自,百度搜索集群智慧云企服

闭环 商标快速注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

– 任何管理活动的安排均应善始善终， 并按照 PDCA 循环力求不断改进。开环意味着管理中断， 检查是否闭环也是检查质量管理体系是否正常运行的一个有效方法。在闭环管理中， 要不断检查和评价管理的效果是否达到了预期的要求。如定单评审， 应从订单接收前的评审， 生产中的控制与协调， 直至能按质、 按期交付， 实施全过程的闭环管理。不合格品（项） 控制等更是如此。接口控制不良是造成开环的常见病。所以在体系策划及文件编制时就应体现这种闭环管理思想。 AAA认证办理首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

动态控制（体系的健壮性） 本文来自集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

– 实施动态控制， 要求不断跟踪情况的变化和运行实施的效果， 及时准确地反馈信息， 适时调整控制方法和力度， 从而保证质量管理体系具有健壮性， 能不断适应质量管理体系环境条件的变化， 持续有效运行。这种动态的控制也应在质量管理体系文件中予以充分体现。

四、 体系文件注意事项 内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

质量管理体系文件编制除了应遵循前面所列的编写原则之外， 还应注意以下事项：

1、规范性（格式、 内容）： 集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

为保持文件的规范性， 应用统一的要求来编写， 而不能自行其是， “百花齐放”。

内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

2、逻辑性： 内容来自,百度搜索集群智慧云

在内容安排及说明文字中， 要符合逻辑规律， 不能前后矛盾或说法不一。 ISO体系认证办理首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

3、异常流的控制： copyright www.jiqunzhihui.net

即“非正常的少数”， 指质量活动失控所造成的那一部分， 异常流下的产品易失控而造成品质问题。如例紧急放行、 设备漏检、 标示丢失等。在体系文件中应对异常流有充分的控制措施， 来预防失控。

copyright www.jiqunzhihui.net

4、文字表达准确、 顺畅、 简练 本文来自集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

a） 要注意文字表达的规范性。

商标快速注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

“准确”就是要表达清楚， 避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺， 流畅。“简练”就是要简洁、 明了。

https://www.jiqunzhihui.net/

b） 质量管理体系文件要用词准确 商标快速注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

例如：“必须……”、 “应该……”、 “应……”、 “允许……”、“注意……”表示要求严格程度是不同的；不能用“是否……”、“请……”、“希望……”等词。 集群智慧云企服，企业服务好帮手！https://www.jiqunzhihui.net/

5、程序文件的作用

描述跨职能部门的活动， 如文件控制、 记录控制、 不合格品控制、 内部审核及纠正预防措施等活动。 实用新型专利注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

6、程序文件内容

内容来自https://www.jiqunzhihui.net/

需和 5W1H 相结合， 即确定由谁（who）在何时机（when）在何地（where）做何事（what）， 为什么（why）怎样做（how）？缺少任何一个 W 或 H， 都会使文件变得不充分， 可操作性不强。

本文来自集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

7、程序文件的结构

集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

a） 目的 实用新型专利注册首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

b） 范围 请注意，本篇文章来自集群智慧云企服www.jiqunzhihui.net

c） 职责和权限

AAA认证办理首选集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

d） 定义 集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

e） 程序内容 集群智慧云企服水印https://www.jiqunzhihui.net/

f） 关联文件 请注意，本篇文章来自集群智慧云企服www.jiqunzhihui.net

g） 相关记录

集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

8、表格的设计 本文来自集群智慧云企服https://www.jiqunzhihui.net/

对于质量管理体系的有效运行很重要， 同时表格也是使用范围最广、涉及执行人员最多的文件， 因此要求：

a） 表格要同被支持的文件内容统一、 协调， 满足被支持文件的需要。

b） 表格应有编号、 版本号、（ 流水号）、 日期、 记录人、 审批人等标识。

c） 应将表格设计得的非常实用， 最好一栏也不多， 一栏也不少。 请注意，本篇文章来自集群智慧云企服www.jiqunzhihui.net